Bel ons:

Het communicatieproces: rekening houden met je lezer

Het communicatieschema: rekening houden met je lezer

Stel: je krijgt mensen te eten en gaat de maaltijd voorbereiden. Waar hou je rekening mee? Juist: met degenen aan wie je het eten voorschotelt.

Is er iemand vegetarisch, lactose-intolerant, heeft een van je gasten hekel aan warme tomaat? Dat zijn de overwegingen die je maakt. Als je schrijft, werkt het precies zo: je moet rekening houden met degene die je tekst leest. Dat doe je door ruis in het communicatieproces te voorkomen.

Het is een van de grootste valkuilen in geschreven communicatie: schrijven zonder rekening te houden met je lezer. Voordat je een letter op papier zet, moet je bedenken voor wie je tekst bedoeld is. Wat is je doelgroep, wie is je lezer? In deze blog bespreken we eerst het communicatieproces, dat overigens ook voor mondelinge communicatie geldt. Daarna geven we je drie tips die je helpen rekening te houden met de ontvanger – oftewel de lezer van je tekst.

Het communicatieproces: ruis voorkomen als schrijver

Als je een tekst schrijft, wil je een gedachte of boodschap overbrengen die van belang is voor degene die het leest. Die boodschap verpak je in woorden die zinnen en alinea’s vormen. Een lezer ontvangt deze woorden en pakt ze weer uit om zo tot een persoonlijke interpretatie te komen van de tekst. 1

Het moeilijke van geschreven communicatie is dat er geen directe feedback komt – wat in bijvoorbeeld een mondeling communicatieproces meestal wel gebeurt. Je kunt dus niet zien waar de lezer afhaakt, welke woorden of verbanden niet duidelijk zijn of waar misvattingen ontstaan. Zowel bij de zender als de ontvanger zit er ruis op de lijn.

Die ruis bestaat uit eigen beelden, vooronderstellingen, ervaringen en gevoelens die een rol spelen bij het vormgeven (schrijver) of interpreteren van de boodschap (lezer). Het is jouw taak als schrijver om de ruis in het communicatieproces zoveel mogelijk te beperken. 2

1. Weet waarom je schrijft

Miscommunicatie ontstaat wanneer een element van een tekst anders wordt geïnterpreteerd dan de bedoeling was. Zorg daarom allereerst dat je weet met welke bedoeling je schrijft. Wat is het doel van je tekst? Welk effect of welke impact wil je hebben? Het kan zijn dat je iemand wil informeren, overtuigen of wil aanzetten tot een bepaalde actie. Kop, romp en staart en een heldere tekststructuur moeten dat effect onderstrepen. Het is belangrijk om het gedurende het communicatieproces duidelijk en consequent te zijn in het doel van de tekst.

2. Weet voor wie je schrijft

Om te bepalen welke ruis zich mogelijk voordoet, bedenk je wie je tekst ontvangt. Dat weet je niet altijd precies, maar een globaal beeld van een aantal lezerskenmerken heb je meestal wel. Dat kan een leeftijdscategorie, een bepaalde achtergrond of een zeker beroepsveld zijn. Daarna bedenk je welke voorkennis en attitudes er zijn. Is er weerstand of zijn er gevoeligheden waar je rekening mee moet houden? In hoeverre is er betrokkenheid bij het onderwerp? Heeft de boodschap consequenties voor je lezer?

Al deze informatie helpen je om het communicatieproces te stroomlijnen. Strategisch schrijven lukt immers alleen als je jezelf richt op het perspectief van de ander. Voorbeelden en argumenten komen het beste aan als ze zowel herkenning oproepen als bijdragen aan nieuwe kennis en inzichten.

3. Gebruik de juiste tone of voice

Je manier van schrijven, je tone of voice, stem je vervolgens op die vermeende lezer af. Dat is niet altijd eenvoudig. De één wordt gegrepen door mooie beeldspraak en de ander haakt daardoor af. Bij sommige doelgroepen past een informele, vlotte tekst met woordgrappen en een directe toon, terwijl je op een ander moment beter een zakelijke, neutrale stijl kunt hanteren.

Bovendien pas je de woordkeuze aan op je lezer. Als je met moeilijke vaktermen strooit terwijl je lezer nog weinig weet van dit onderwerp, kun je ervan uitgaan dat je ruis in het communicatieproces veroorzaakt. Maar als je verwacht dat je tekst door deskundigen gelezen wordt, dan komt uitgebreide uitleg of een uitwerking in jip-en-janneketaal juist belerend over – alsof je de lezer niet serieus neemt.

Ben jij je bewust van het communicatieproces?

In een tekst ga je altijd een interactie aan. Door het schema uit dit artikel te volgen kun je als schrijver bewuster rekening te houden met de lezer, zodat je hem tijdens het communicatieproces in het oog houdt en voorkomt dat je iets voorschotelt waarvan hij zegt: dit lust ik niet, daar had ik niet om gevraagd of hier kan ik niet tegen.

Bronnen

  1. Heur, A. van & B. Kolen (2019). Tekstzinnig. Kritisch denken, zoeken en schrijven in het hbo. Bussum: Coutinho. ↩︎
  2. Hoeken, H. (1998). Het ontwerp van overtuigende teksten. Bussum: Coutinho. ↩︎

Zakelijk leren schrijven?

De Schrijftrainers helpt jou je schrijfvaardigheden te verbeteren. Neem contact op voor een offerte op maat.

×