Bel ons:

Schrijven onder tijdsdruk: zeven tips om je deadline te halen

Schrijven onder tijdsdruk: zeven tips

Het kan veel stress opleveren om in zakelijk verband te schrijven onder tijdsdruk. Wij geven je zeven tips om tot een acceptabel resultaat te komen.

Tijdsdruk is een veelvoorkomend verschijnsel op de werkvloer. Zeker in het bedrijfsleven zijn keiharde deadlines aan de orde van de dag. Dat kan de nodige stress opleveren – vooral als de deadline vereist dat je lange stukken tekst oplevert.

Een nieuwsitem dat binnen vijf minuten online moet staan, een afscheidsspeech die je de avond van tevoren nog moet schrijven of een onderzoeksrapport dat na het weekend naar de drukker moet: de kans is groot dat je als professional weleens in zo’n situatie terechtkomt. In dat geval is het essentieel om efficiënt te kunnen schrijven onder tijdsdruk.

Schrijven onder tijdsdruk: hoe doe je dat?

Sommige mensen vinden het prettig om onder grote druk te werken. Ze komen dan tot betere resultaten omdat ze zich gedwongen voelen om te focussen. Maar het kan ook juist verlammend werken – zeker als je twijfelt of je wel de gewenste kwaliteit kunt leveren.

Zeven tips om je deadline te halen

Hoe dan ook is het een behoorlijke uitdaging om je gedachten te ordenen en helder op papier te zetten als je in een race tegen de klok verwikkeld bent. Hieronder vind je zeven praktische tips die je helpen om efficiënt en effectief te schrijven, zelfs als de tijd dringt.

1. Bepaal wat je wilt bereiken

Voordat je gaat schrijven is het cruciaal te weten welk resultaat je voor ogen hebt. Dat helpt je om te focussen op relevante informatie. Je kunt je intentie vastleggen in een formule of eenvoudigweg bedenken welk effect je bij de lezer teweeg wilt brengen – afhankelijk van de tijd die je hebt. Je kunt ook beginnen om de kernboodschap onder woorden te brengen. Als je die eenmaal helder voor ogen hebt, is het veel makkelijker om de rest van de tekst vorm te geven.

2. Maak een ruwe opzet

Zet de hoofdpunten in een logische volgorde op papier. Die grove structuur helpt je gericht te schrijven en snel tot de kern te komen. Overigens is deze opbouw niet heilig; het kan best zijn dat je er tijdens het schrijfproces achterkomt dat je de informatie op een andere manier moet ordenen. Laat je daar niet door afleiden. Schrijf door totdat je klaar bent. Pas als je merkt dat je vastloopt, is het verstandig de structuur nogmaals onder de loep te nemen.

3. Beperk afleidingen

Als je efficiënt wilt schrijven onder tijdsdruk moet je jezelf kunnen focussen. Zoek dus een rustige plek op waar je niet gestoord wordt. Zet je telefoon op stil, zet een koptelefoon op met noise cancellation en schakel je browser en apps op je computer uit. Zo verhoog je de kans om een staat van flow te bereiken waarin je volledig opgaat in het schrijfproces. Het helpt je ook de kwaliteit van de tekst te waarborgen, zelfs als je enorme haast hebt.

4. Gebruik een timer

Als je enkele dagen de tijd hebt om een lange tekst te schrijven, kun je een tijdmanagementmethode volgen. Pas bijvoorbeeld de pomodorotechniek toe: stel de timer in op 25 minuten, werk tot de wekker gaat en neem een korte pauze van maximaal twee minuten. Na elke vierde ronde neem je een langere pauze van tussen de 15 en 30 minuten. Dit maakt je schrijftaak niet alleen beter behapbaar, maar zorgt er ook voor dat je langer fris van geest blijft. Zo verzet je in korte tijd veel werk zonder dat je inboet op de kwaliteit. 1

5. Schrijf eerst, redigeer later

Schrijven is geen lineair proces. Je doorloopt verschillende fases, maar soms doe je een stap terug of vooruit naar een andere fase. Tijdens de schrijffase is dat echter niet verstandig, vooral niet als je onder tijdsdruk staat. Je moet je gedachten onbelemmerd uit kunnen werken, zodat je meters kunt maken. Laat de redactie dus zo lang mogelijk voor wat het is: het enige wat telt is dat de informatie vanuit je hoofd op het papier belandt. Pas als dat het geval is, kun je de tijd nemen om een redactieslag te slaan.

6. Prioriteer de informatie

Om effectief te kunnen schrijven onder tijdsdruk moet je radicale keuzes maken. Je hebt geen tijd om lang na te denken over de hoofd- en bijzaken, dus je moet jezelf beperken tot de cruciale onderdelen van je boodschap. Dat kun je bijvoorbeeld doen door het piramideprincipe toe te passen: beschrijf eerst de situatie, complicatie en centrale vraag van de lezer. Geef vervolgens meteen antwoord op die vraag. Zo heb je in een paar zinnen de hoofdgedachte onder woorden gebracht. Vervolgens kun je bedenken welke argumenten, toelichtingen en bronnen je moet toevoegen om tot een rond verhaal te komen.

7. Hergebruik eerder werk

Wanneer de tijd dringt, kan het slim zijn om eerdere teksten te hergebruiken. Bekijk dus of je elementen uit vorige projecten kunt aanpassen of integreren in de tekst die je nu moet schrijven. Zo bespaar je tijd die je anders zou moeten besteden aan een creatief proces – en dat is lang niet altijd een gemakkelijk onderdeel van het schrijven. Als je het goed doet, helpt dit je ook je schrijfstijl en boodschap consistent te houden.

Kun jij effectief schrijven onder tijdsdruk?

Als je moet schrijven onder tijdsdruk is het niet altijd haalbaar om hoogstaande kwaliteit te leveren. Streef in plaats daarvan naar effectiviteit. Een heldere tekst die op tijd is afgeleverd, heeft vaak meer waarde dan een fantastisch geschreven stuk proza dat te laat komt. Focus dus op de informatie die je wilt overbrengen: het is belangrijker daar überhaupt in te slagen dan om dat in fraaie volzinnen te doen.

Bronnen

  1. Cirillo, F. (2018). The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time-Management System That Has Transformed How We Work. Sydney: Currency Press. ↩︎

TAGS

Zakelijk leren schrijven?

De Schrijftrainers helpt jou je schrijfvaardigheden te verbeteren. Neem contact op voor een offerte op maat.

×